Herramientas digitales para asesorías y despachos profesionales
El uso de herramientas digitales proporciona a las asesorías y despachos profesionales una oportunidad para simplificar, organizar y optimizar muchas de sus tareas. Estos son los instrumentos básicos que toda organización debe tener para no quedarse atrás.
La incorporación de herramientas digitales resulta imprescindible en la economía actual de las asesorías y despachos. Además, son esenciales para el trabajo colaborativo porque hacen más sencilla la comunicación entre todas las partes (empleados, clientes y empresa) y permiten el acceso a la información de uso cotidiano.
En esta oportunidad hablaremos especialmente de las herramientas digitales, las cuales las hemos clasificado en siete grupos.
7 tipos de herramientas digitales para asesorías y despachos profesionales
Herramientas para trabajo colaborativo
Estas herramientas permiten a empleados y clientes comunicarse y trabajar conjuntamente sin importar que estén reunidos o no en un mismo lugar físico.
Slack
Mensajería profesional (un Whatsapp para equipo, organizaciones y para trabajar con clientes). Se tiene todo organizado por canales y permite mensajes privados entre los miembros. Tiene versión gratuita.
Zoom
Sin duda nuestra mejor opción porque además de permitir múltiples usuarios tiene muchas ventajas como compartir pantalla, iPad, grabar sesiones, descargar historial de chats, etc. Tiene versión gratuita.
Google Meet
Se pueden realizar videoconferencias de nivel empresarial a disposición de todo el mundo. Ahora, cualquier persona que tenga una cuenta de Google puede crear una reunión online con hasta 100 participantes y reunirse durante 60 minutos por sesión.
Lectura relacionada: Beneficios de la digitalización en asesorías y despachos profesionales
Herramientas para gestión de información online
En alguna ocasión te habrán dicho que no es seguro guardar tus archivos en un solo lugar. De ahí que sea una de las funciones más populares y útiles subir los archivos a Internet.
Por ejemplo, si guardas un archivo en el disco duro de tu ordenador, tus ficheros están guardados ahí. Pero cuando subes un fichero a una página tipo Dropbox o Google Drive, lo estás subiendo a la nube.
En la nube se almacena información, se administran datos, servicios o aplicaciones, además de poder compartir todo lo guardado con otros usuarios.
Guarda todos tus documentos en la nube gratis con estas herramientas:
Google Drive
Trabaja en la nube tus documentos y utilízalo para trabajar con tu equipo. Además de permitir una organización y vistas muy sencillas y usables, ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito. Una vez superada esta cuota, es necesario abrir una suscripción de pago.
Box
Herramientas para gestionar archivos en la nube de forma sencilla y escalable. Según las opiniones de los usuarios, ocupan lo más alto del podio en materia de seguridad en la nube.
Nota: Los planes de empresa son de pago, pero cuentas con una cuenta personal gratuita de 10 GB de almacenamiento.
Dropbox
Fue el primero en la gestión de documentos en la nube y es el que ha conseguido un uso más generalizado tanto para uso personal como empresarial. En la versión gratuita solo ofrecen 2 GB de almacenamiento, pero tienen diferentes planes de empresa que quizás se puedan adaptar a tus necesidades.
Herramientas para la gestión de tareas, actividades y proyectos
Una asesoría o despacho profesional necesita herramientas digitales para realizar la gestión de los procesos del día a día; tener control sobre el flujo de la información y realizar seguimiento permanente al desarrollo de las tareas programadas, y para ello las herramientas de gestión de proyectos son las mejores aliadas.
Entre ellas tenemos:
Spreadsheet en Excel de Google
No te compliques pagando herramientas cuando una buena hoja de cálculo de Google puede ayudarte a gestionar tus cosas pendientes. Con esta hoja de excel podrás organizar y analizar una gran cantidad de datos, crear informes personalizados, automatizar cálculos, colaborar con diferentes equipos, etc. Versión gratuita y de pago.
Sin duda es una de las plataformas más famosas para gestión de tareas. Es una herramienta disponible en versión web, aplicación para ordenador y móviles.
Permite a los equipos de trabajo organizar y priorizar los proyectos según su importancia mediante el uso de tarjetas, listas y tableros.
Además, los usuarios pueden añadir comentarios, adjuntar archivos, poner fechas de vencimiento y muchos más detalles que ayudan a profundizar en las actividades programadas y a ser más productivos. Tiene versión gratuita.
Google Tasks
Con esta herramienta de Google puedes administrar, crear y editar tareas desde tu teléfono u ordenador, además que permite sincronizar las tareas en todos los dispositivos. Las integraciones con Gmail y el Calendario de Google ayudan a gestionar las tareas más rápido.
Herramientas para diseñar y hacer presentaciones
Vista Create
Para diseñar desde publicaciones y anuncios hasta presentaciones de Power Point. Tiene versión gratuita.
Canva
Diseña lo que quieras con esta herramienta gratuita. Canva te ayuda a diseñar con plantillas y de forma profesional imágenes para infografías, carteles, presentaciones, invitaciones, postales, anuncios o publicaciones en redes sociales. Tiene versión gratuita y versión Pro con prueba gratuita de 30 días.
Google Slides
¿Verdad que una buena presentación marca la diferencia a la hora de presentar tu servicio, proyecto o presupuesto?
Google tiene una herramienta perfecta para la realización de presentación. Con ella es posible crear, compartir, editar y exponer información a clientes, equipos de trabajo y directivos. Ventaja: Puedes trabajar de forma remota y sin conexión, además de descargarte la presentación en formato powerpoint o pdf.
*Bonus: Para tus presentaciones o diseños necesitarás de echar mano de bancos de imágenes y videos gratuitos. Te recomendamos:
Herramientas para gestionar redes sociales
Para la gestión de las publicaciones en redes sociales y su análisis, recomendamos dos herramientas: Metricool y Hootsuite.
Las dos herramientas son utilizadas por compañías de todos los tamaños alrededor del mundo. Disponen de versión gratuita y de pago.
Aunque las redes sociales son gratuitas, siempre es recomendable utilizar herramientas que te permitan controlar, consultar estadísticas y gestionar tus redes sociales, e incluso las campañas publicitarias.
Metricool
Es una herramienta muy fácil e intuitiva. Te permite analizar, gestionar y medir el éxito de todos tus contenidos digitales.
Hootsuite
Herramienta de administración que conecta muchas cuentas de redes sociales en una ubicación central para facilitar la administración.
Herramientas para grabar tu pantalla
Barra de juegos de Windows 10
¿Usas Windows 10? Si es así, existe un programa gratuito incorporado en el escritorio que te permite capturar videos de manera rápida y sencilla.
Pasos para grabar la pantalla con Windows 10:
- Haz clic en la tecla de Windows + G.
- Si necesitas voz, activa “grabar con micrófono”
- Haz clic en el punto rojo para empezar la grabación y stop para dejar de grabar la pantalla.
- La grabación la encontrarás en la carpeta de «vídeos»
Loom
Extensión de Chrome que te permite grabar tu pantalla e inclusive agregar tu cámara. Al finalizar la grabación tendrás un enlace que podrás enviar para compartir tu grabación. Tiene versión gratuita.
Filmora
Una aplicación económica con versión gratuita para grabar pantalla. Tiene versión gratuita
Herramienta para guardar contraseñas
Con tantas herramientas digitales lo más común hoy en día es utilizar un administrador de contraseñas. Ahí puedes guardar todo tipo de claves para acceder a tus redes sociales, correo, etc.
Para evitar olvidos o equivocaciones existen aplicaciones específicas para guardar contraseñas te recomendamos LastPass.
LastPass es la aplicación más popular, eficaz e intuitiva. Almacena todos tus nombres de usuario y contraseñas en un lugar seguro llamado bóveda.
Conclusión
¿Te gustaría poder dominar estas herramientas digitales? Invierte en digitalización y consigue mejores resultados en tu negocio. No lo dejes para después.